Office Records : Prescribed Maximum Period in Rajasthan in Hindi

Office Records : Prescribed Maximum Period in Rajasthan in Hindi :- दोस्तों किसी भी कार्यालय के लिए उसके अभिलेख सबसे महत्वपूर्ण होते हैं | बिना अभिलेख (Record) के कोई कार्यालय नहीं हो सकता है | दोस्तों जैसा की आप सभी जानते हैं कि प्रत्येक क्रय की वस्तु की एक निर्धारित आयु होती हैं |

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आज के इस आर्टिकल में हम कार्यालय उपयोग के विभिन्न अभिलेखों (Record) की आयु के बारे चर्चा करेंगे | दोस्तों यहाँ पर आप आयु के आधार पर (Maximum Period) अभिलेखों को 5 समूह में वर्गीकृत कर सकते हैं | ये पाँचो समूह निम्न प्रकार से रहेंगे |

1. समुह 1- एक वर्ष तक सुरक्षित रखे जाने वाले कार्यालय अभिलेख।
2. समुह 2- पांच वर्ष तक सुरक्षित रखे जाने वाले कार्यालय अभिलेख।
3. समुह 3- दस वर्ष तक सुरक्षित रखे जाने वाले कार्यालय अभिलेख।
4. समुह 4- तीस वर्ष तक सुरक्षित रखे जाने वाले कार्यालय अभिलेख।
5. समुह 5- स्थाई रूप से सुरक्षित रखे जाने वाले कार्यालय अभिलेख।

विभिन्न समुह के आधार पर सुरक्षित रखे जाने वाले (Maximum Period) कार्यालय अभिलेखों (Record) का विवरण निम्न प्रकार से रहेगा :-

समुह 1- एक वर्ष तक सुरक्षित रखे जाने वाले कार्यालय अभिलेख :-

दोस्तों इस वर्ग में निम्नलिखित अभिलेखों (Record) को सम्मिलित किया जाता हैं –

• छात्र प्रगति-पुस्तिका।
• स्मरण-पत्र जारी करने का रजिस्टर।
• उत्सव एवम समारोह से सम्बंधित अभिलेख।

समुह 2- पांच वर्ष तक सुरक्षित रखे जाने वाले कार्यालय अभिलेख :-

दोस्तों इस वर्ग में निम्नलिखित अभिलेखों (Record) को सम्मिलित किया जाता हैं –

• दैनिक छात्र उपस्थिति पंजिका ।
• शुल्क प्राप्ति की पंजिका ।
• छात्रवृत्ति वितरण की पंजिका ।
• आकस्मिक अवकाश प्रार्थना-पत्र फाइल (दो वर्ष तक)
• आकस्मिक अवकाश पंजिका व पियोन बुक (तीन वर्ष)
• पत्र प्रेषण पंजिका ।
• पत्र प्राप्ति पंजिका |
• फूटकर व्यय रजिस्टर |
• फुटकर व्यय वाउचर- 3 वर्ष |
• स्थानीय परीक्षा परिणाम से सम्बंधित रिकॉर्ड ।
• कर्मचारी नियुक्ति के आवेदन-पत्र । ( जिनको नियुक्ति नही मिली हो, 2 वर्ष हेतु)
• राज्य कर्मचारियों से किराया वसूली ।
• डिटेल्ड बजट |
• विभागीय वाहन मरम्मत ।
• अतिरिक्त विषय खोलना ।
• परीक्षा केंद्र से सम्बंधित दस्तावेज (दो वर्ष तक)
• निरीक्षण प्रतिवेदन ।
• विधानसभा प्रश्न ।
• मण्डल अधिकारी बैठक पंजिका ।
• कार्यालय बजट अनुमान प्रपत्र और पंजिका ।
• बजट आवंटन, पुनः आवंटन सम्बंधित दस्तावेज (दो वर्ष तक)
• जांच एवम निरीक्षण सम्बंधित प्रतिवेदन |
• गबन तथा चोरी के मामले (जांच के निस्तारण के दो वर्ष तक)
• जांच एवम निरीक्षण प्रतिवेदन ।
• अराजपत्रित कर्मचारियों के छुट्टी का खाता । (मृत्यु या सेवानिवृत्ति के 3 वर्ष तक)

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• Minimum Period for use various item
• Procedure for disposal of obsolete materials

समुह 3- दस वर्ष तक सुरक्षित रखे जाने वाले कार्यालय अभिलेख :-

दोस्तों इस वर्ग में निम्नलिखित अभिलेखों (Record) को सम्मिलित किया जाता हैं –

• छात्रकोष रोकड़ बही |
• प्रयोज्य वस्तुओं का रजिस्टर |
• प्रतिभूति राशि पंजिका |
• रसीद बुकों को जारी करने की पंजिका ।
• विभागीय परीक्षाओं के अनुज्ञा आवेदन-पत्र ।
• विभिन्न प्रशिक्षणों में नियुक्ति ।
• नियुक्ति एवम स्थानांतरण ।
• ऋण अग्रिम आवेदन पत्र ।
• भवन का दान एवम भवन निर्माण हेतु राजकीय सहायता ।
• जन्मतिथि में परिवर्तन संबंधी साक्ष्य ।
• बोर्ड की मान्यता ।
• छात्रवर्ती , वर्तिका एवम अध्ययन ऋण ।
• प्रशासनिक अधिकारी सम्मेलन ।

समुह 4- तीस वर्ष तक सुरक्षित रखे जाने वाले कार्यालय अभिलेख :-

दोस्तों इस वर्ग में निम्नलिखित अभिलेखों (Record) को सम्मिलित किया जाता हैं –

• राज्य एवम राष्ट्रीय पुरस्कार स्वीकृतियां ।
• संस्थापन रजिस्टर ।
• शाला रजिस्टर ।
• विभागीय परीक्षा परिणाम रजिस्टर ।

समुह 5- स्थाई रूप से सुरक्षित रखे जाने वाले कार्यालय अभिलेख :-

दोस्तों इस वर्ग में निम्नलिखित अभिलेखों (Record) को सम्मिलित किया जाता हैं –

• भवन के पट्टे/नक्शे ।
• फीस संबंधी परिपत्र ।
• परीक्षा / कक्षोंन्नति संबंधी दस्तावेज ।
• अनुदान रिकॉर्ड ।
• विद्यालयों की विभिन्न स्तरों पर मान्यता संबंधी परिपत्र ।
• नया विद्यालय खोलना ।
• विभागीय परीक्षाओं के प्रमाण-पत्रों के अनुपर्ण ।
• राज्य कर्मचारियों के वेतन बिल-35 वर्ष |
• स्थापना वर्ग की पुस्तकें- 40 वर्ष |
• अपूर्ण परियोजनाओं से सम्बंधित व्यय अभिलेख |
• व्यय से सम्बंधित अभिलेख |
• व्यक्तिगत मामलो के कलेमो से सम्बंधित अभिलेख
• स्थाई प्रकृति के आदेश |

दोस्तों एक राज्य अधिकारी को सदैव राज्य हित में कार्य करना चाहिए | अभिलेखो के आधार पर ही प्रशासनिक व न्यायिक निर्णय भी होते है | सभी आवश्यक अभिलेखो को निर्धारित आयु तक संधारित रखना चाहिए ।
अभिलेख की आयु पूर्ण होने पर निस्तारण की प्रक्रिया विभागीय नियमानुसार सम्पादित करे |